Автоматизация онбординга клиентов и напоминаний через Google Таблицы
Рабочий процесс сам отправляет приветственные письма и напоминания о тренировках. Система генерирует PDF-расписание и обновляет таблицу, чтобы избежать дублей. Ручная работа по рассылке полностью исключена.
Результат: Устранена ручная отправка писем и расписаний
- Для кого
- Руководитель
- Интеграции
- Google Таблицы
- Почта
Что понадобится
- Инструменты
- n8n — Конструктор автоматизаций: соединяет сервисы без программирования. Есть бесплатная версия для своего сервера
- Нужно
Аккаунт n8n Доступ к Google Таблицам Настроенная почта для отправки писем
- Сложность
- Нужен конструктор (n8n, Make)
Как повторить
- Настроить триггер в Google Таблицах на появление новой строки с пометкой о начале работы с клиентом.
- Настроить расписание на ежедневное выполнение в 8:00 для проверки дат занятий.
- Добавить узел для чтения данных о клиенте и его расписании из таблицы.
- Создать временный документ, заполнить его данными и преобразовать в PDF.
- Настроить отправку письма с вложением PDF и копией для тренера.
- Добавить проверку: если письмо уже отправлено, пропустить действие.
- Обновить статус в таблице, чтобы исключить повторную отправку.
Подробности
Раньше сотрудник вручную отправлял приветственные письма, создавал расписание и следил за сроками напоминаний. Это занимало время, и сообщения часто забывали отправить.
Была создана автоматизация на платформе n8n. Процесс запускается, когда в Google Таблицу добавляется новая запись о бронировании. Система проверяет статус клиента, собирает данные о предстоящих занятиях, формирует персонализированный PDF-файл и отправляет его по почте. В копию письма ставится тренер. После отправки таблица обновляется, чтобы письмо не ушло дважды.
Отдельный сценарий работает каждое утро. Он ищет в таблице клиентов, у которых занятие через 30 или 7 дней. Для них генерируется актуальное расписание и отправляется напоминание. Временные документы в облаке автоматически удаляются, чтобы не засорять память. Все проверки настроены так, чтобы каждое напоминание шло только один раз и соответствовало правильному клиенту.
Источник
Оригинал: reddit.com (англ.)
Перевод и пересказ ahamoment
Добавлено 30 октября 2026 г.